Welke persoonsgegevens bewaart De Pauw ICT ?

  • NAW en Contactgegevens

    Contactgegevens (contactpersoon, adres, e-mail, fax en telefoonnummer) worden opgeslagen ten behoeve van de uitvoering en facturering van onze werkzaamheden. Bij bedrijven valt hier ook de bedrijfsnaam en het KVK nummer onder.

  • Contracten

    Bij het afnemen van Cloud en VOIP diensten wordt er gebruikt gemaakt van contracten. Deze ingevulde en getekende contracten worden bewaard tot 7 jaar na de ontbinding van het contract.

  • Licenties en inloggegevens

    Voor het correct uitvoeren van onze werkzaamheden is de toegang tot licentiecodes, inloggegevens en wachtwoorden vaak noodzakelijk. Ook komt het regelmatig voor dat De Pauw ICT inloggegevens voor klanten aanmaakt en licenties aankoopt. De Pauw ICT bewaart deze gegevens gedurende de tijd dat u klant bij ons bent. Bij een opzegging is een schriftelijke bevestiging vereist. Dit kan via post (De Pauw ICT, Kadoelerbos 187, 7215SJ, ZOETEMEER) of via e-mail ( administratie@depauwict.nl).

  • Betaalgegevens

    Voor het uitvoeren van betalingen worden betaalgegevens opgeslagen. Deze worden ook opgeslagen in de online betaalomgeving van de bank. Indien De Pauw ICT automatische incasso’s uitvoert aan klanten worden deze gegevens in ons boekhoudprogramma gekoppeld aan een factuur en offertenummer ter referentie.

  • IP Adres

    IP adressen worden opgeslagen wanneer er gebruik wordt gemaakt van Cloud diensten voor het reguleren van de toegang tot deze diensten. Dit IP adres wordt opgeslagen zolang de dienst wordt afgenomen.

  • Cookies

    De Pauw ICT maakt gebruik van cookies voor het analyseren van website statistieken. Deze cookies verlopen na 1 maand waarna opnieuw akkoord gegeven moet worden. Voor het analyseren van deze gegevens wordt gebruik gemaakt van Google Analytics. De gegevens die worden verzameld zijn uw IP-adres, besturingssysteem, browser, land, zoekwoord en verwijzende url.

Hoe De Pauw ICT uw gegevens verwerkt

Hoe lang bewaart De Pauw ICT uw gegevens?

NAW, contact-, facturen en betaalgegevens worden 7 jaar bewaart na het beëindigen van de samenwerking tussen De Pauw ICT en de klant.

Alle overige gegevens worden verwijderd met directe ingang na het stoppen van de samenwerking tussen De Pauw ICT en de klant. Hiervoor is een schriftelijke beëindiging vereist. Dit kan via post (De Pauw ICT, Kadoelerbos 187, 7215SJ, ZOETEMEER) of via e-mail ( administratie@depauwict.nl). U ontvangt van ons binnen 5 werkdagen een bevestiging van het verwijderen van de gegevens.

Hoe vergaart De Pauw ICT uw gegevens?

De Pauw ICT kan op verschillende manieren aan uw gegevens komen. Als u een contactformulier op onze website invult; ons direct belt of een e-mail stuurt; als u ons benaderd via social media of via persoonlijk contact.

Het kan altijd zijn dat hieruit gegevens worden opgeslagen ook al wordt u niet direct klant bij De Pauw ICT. Denk bijvoorbeeld aan het aanmaken van een offerte of uw gegevens invullen in de agenda om een afspraak in te plannen. Wordt u geen klant bij De Pauw ICT dan worden uw gegevens alsnog na 3 kalendermaanden verwijderd.

Hoe verwerkt De Pauw ICT uw gegevens?

Uw persoonsgegevens moeten met de hoogst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en verwerkt worden. De Pauw ICT zal er alles aan doen om dit te realiseren. Daarom worden uw gegevens uitsluitend over beveiligde verbindingen verwerkt.

  • Gegevens ingevuld via onze website worden beveiligd door middel van een SSL verbinding
  • E-mails worden met een beveiligde verbinding opgehaald en verzonden. Er word uitsluitend gebruik gemaakt van Microsoft Exchange servers.
  • De verbinding naar onze Cloud server is versleuteld door middel van een SSL verbinding.
  • De Pauw ICT maakt uitsluitend gebruik van Cloud servers van onze data (TransIP) in Nederland. Uw gegevens blijven beschermd onder de Nederlandse wetgeving.
  • Persoons/bedrijfsgegevens worden ook verwerkt in een boekhoudprogramma (Moneybird en ABGadmin) via een SSL verbinding.
  • Klanten die software aankopen via De Pauw ICT worden toegevoegd in ons klantenbestand bij DSD Europe (NL).
  • De Pauw ICT verwerkt uw gegevens tot slot ook in de beveiligde online omgeving van onze bank. Ook deze communicatie verloopt via SSL.
  • De werkstations waarop deze gegevens worden verwerkt zijn adequaat beveiligd en geüpdatet.
Gegeven Doel Duur
NAW en Contactgegevens Facturatie en contact ter uitvoering van onze werkzaamheden. Zolang u klant bent en daarna worden de gegevens op facturen bewaard om aan de fiscale bewaarplicht te voldoen (7 jaar).
Betaalgegevens Uitvoeren van automatische betalingen. Zolang de dienst afgenomen wordt waarop deze betaling van toepassing is. Waarna deze gegevens alleen worden opgeslagen in het bancaire betalingsverkeer.
Contracten Vastleggen overeenkomst van cloud diensten Zolang de dienst wordt afgenomen en daarna worden de gegevens op facturen bewaard om aan de fiscale bewaarplicht te voldoen (7 jaar).
IP-adres Reguleren toegang tot cloud diensten Zolang de dienst wordt afgenomen en u klant bent bij De Pauw ICT
Licentie- inlog en wachtwoorden Snel en effectief uitvoeren van werkzaamheden Zolang u klant bent bij De Pauw ICT.
Cookies Monitoren van website statistieken en prestaties Cookie is een maand geldig. De statistieken worden opgeslagen door Google met de door hun gestelde opslagtermijn.
Bent u verplicht al deze informatie met De Pauw ICT te delen?

Gegevens die nodig zijn voor facturatie (NAW, contact- en betaalgegevens) acht De Pauw ICT nodig en dus verplicht voor een juiste en correcte samenwerking. Contracten en IP adressen worden alleen verzameld op het moment dat een dienst gebruikt wordt waar dit aan verbonden ligt. Licenties aangemaakt door De Pauw ICT worden opgeslagen zolang u klant bent ter referentie en backup.

Eigen licenties, inloggegevens en wachtwoorden bent u nooit verplicht om te delen met De Pauw ICT .

Gegevens inzien

U heeft altijd recht om een overzicht te krijgen van de gegevens die De Pauw ICT over u heeft bewaard. Als u een overzicht wilt ontvangen van uw gegevens vragen wij u dit schriftelijk aan te geven. Dit kan via post (De Pauw ICT, Kadoelerbos 187, 7215SJ, ZOETEMEER) of via e-mail ( administratie@depauwict.nl).

Machtiging intrekken

Wilt u niet meer dat De Pauw ICT gegevens van uw verwerkt vragen wij u dit schriftelijk aan te geven.Dit kan via post (De Pauw ICT, Kadoelerbos 187, 7215SJ, ZOETEMEER) of via e-mail ( administratie@depauwict.nl). U ontvangt van ons binnen 5 werkdagen een bevestiging als wij uw aanvraag hebben verwerkt.

Eerder vergaarde gegevens die De Pauw ICT heeft verzameld blijven bewaard zolang De Pauw ICT dit nodig acht gezien de gegevenssoort.

Klachten

De Pauw ICT zal altijd met de grootst mogelijke zorg uw gegevens behandelen. Bent u echter niet tevreden over hoe De Pauw ICT met uw gegevens is omgegaan kunt u dit aangeven bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Hoe u dit kunt doen leest u op de website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

We hebben deze privacyverklaring met dezelfde zorgvuldigheid samengesteld zoals wij ook met uw persoonsgegevens omgaan. Mocht er desondanks toch nog iets niet helemaal duidelijk zijn of heeft u nog vragen over onze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op, wij staan u graag te woord!